Moduły

Dziekanat

Kompleksowa obsługa toku studiów — od pierwszego semestru aż po dyplom.
Umów się na darmową prezentację

Sprawna administracja całym cyklem kształcenia

Moduł Dziekanat porządkuje codzienną obsługę studentów i prowadzących w jednym, spójnym środowisku. Centralna kartoteka studenta gromadzi dane osobowe, historię przebiegu studiów, oceny, dokumenty, praktyki, rozliczenia oraz informacje potrzebne pracownikom administracji.

System wspiera organizację semestrów, grup, sesji egzaminacyjnych, przedmiotów obieralnych i procesu dyplomowania. Automatyzuje powtarzalne czynności, pomaga kontrolować wymagania ECTS oraz pozwala szybko przygotowywać zaświadczenia, decyzje i raporty. Dzięki integracji z pozostałymi modułami informacje są aktualne i dostępne bez wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.

Najważniejsze możliwości modułu:

Najważniejsze obszary pracy dziekanatu dostępne są z jednego miejsca, dzięki czemu obsługa studentów staje się szybsza i bardziej uporządkowana.

Pełna kartoteka studenta

Dane osobowe, tok studiów, statusy, oceny, dokumenty, praktyki i historia zmian w jednym widoku.

Sesja i dyplomowanie

Obsługa ocen, protokołów, zaliczania semestrów, prac dyplomowych, egzaminów i suplementów.

ECTS i przebieg studiów

Kontrola rygorów zaliczeniowych, różnic programowych oraz przedmiotów obieralnych i fakultatywnych.

Dokumenty i raporty

Szybkie generowanie zaświadczeń, decyzji, list, zestawień i wydruków potrzebnych w codziennej pracy.

Szczegółowy
zakres
funkcjonalny

Korzyści

  • Prowadzenie ewidencji studentów wszystkich rodzajów studiów: dziennych, wieczorowych, zaocznych, eksternistycznych, podyplomowych czy kursów.
  • Ułatwia szybką i efektywną pracę dziekanatu poprzez intuicyjną i przystępną formę.
  • Wielokanałowa obsługa studenta na poziomie jednego pulpitu, dzięki czemu praca dziekanatu jest bardziej zorganizowana i efektywna.

    • Kartoteka studenta

  • Ewidencja studentów wszystkich rodzajów studiów: dziennych, wieczorowych, zaocznych, eksternistycznych, podyplomowych czy kursów.
  • Tworzenie przejrzystej listy wszystkich studentów.
  • Możliwość szybkiego wyszukania konkretnego studenta.
  • Łatwe sortowanie i filtrowanie danych za pomocą różnorodnych kryteriów.
  • Ewidencja i definiowanie statusu studenta (studiujący, zawieszony, urlop dziekański, powtarzanie).
  • Stworzenie kartoteki ze wszystkimi informacjami o studencie.
  • Łatwe identyfikowanie studenta poprzez możliwość dodania do kartoteki jego zdjęcia.
  • Możliwość skanowania i obróbki zdjęcia studenta bezpośrednio z ProAkademia które potem jest wykorzystywane w elektronicznej legitymacji (SELS).
  • Automatyczna rejestracja w kartotece studenta historii przebiegu studiów oraz możliwość samodzielnego dodawania istotnych zdarzeń dotyczących studenta na przykład zmiana nazwiska, zamknięcie semestru, dodanie/usunięcie z grupy, zmiana statusu.
  • Łatwe wprowadzanie danych personalnych studentów (imiona, nazwiska, adresy, telefony, e-maile, i podobnych) oraz danych o wykształceniu, znajomości języków obcych, doświadczeniu zawodowym.
  • Definiowanie dodatkowych pól do uzupełnienia związanych z rekrutacją na kierunek, czyli na przykład system można rozszerzyć o zbieranie informacji o wzroście studenta, znajomości języków, nr prawa jazdy czy dowolnego innego pola.
  • Definiowanie dowolnych cech kojarzonych z kandydatem na przykład niepełnosprawny, starosta grupy, używanych potem w różnych zestawieniach (na przykład GUS), sposób płacenia za studia roczny, semestralny czy ratalny (te dane są potem używane przez moduł czesne do generacji czesnego).
  • Kontrola toku studiów, ewidencja: skreśleń, urlopów, wpisów warunkowych, indywidualnego toku studiów, rezygnacji, przeniesień, różnic programowych.
  • Łatwy wgląd w listę wydanych studentowi zaświadczeń.
  • Ewidencja praktyk studenckich.
  • Czytelna informacja o aktualnym stanie zaległości danego studenta.
  • Szczegółowy podgląd na stan zaległości studenta – spłaty rat czesnego i innych opłat.
  • Możliwość wygenerowania studentowi dodatkowej należności na przykład za egzamin poprawkowy, różnice programowe czy wydanie duplikatu legitymacji.
  • Dostęp do informacji o przedmiotach studenta w poszczególnych semestrach, jego ocenach i średniej.
  • Ewidencja dowolnie definiowanych średnich ocen.
  • Szybkie wyszukiwanie różnic programowych.
  • Możliwość indywidualnego wydrukowania karty studentowi, wprowadzenia ocen i zaliczenia semestru.
  • Ewidencja dokumentów złożonych przez studenta oraz data ich odbioru.
  • Definiowanie dowolnych pól na przykład student niepełnosprawny, starosta grupy i wyszukiwania na liście studentów po tych polach.
  • Możliwość indywidualnego przypisania (lub usunięcia) studenta do grupy.
  • Możliwość zapisów na prace dyplomowe i zarządzania tymi zapisami.
  • Zautomatyzowanie obsługi procesu obrony prac dyplomowych, wydruk recenzji i protokołu na egzamin dyplomowy, wyliczenie końcowej oceny ukończenia studiów.
  • Wydruk suplementu do dyplomu w języku polskim oraz w pięciu językach obcych, łatwe za pomocą klawiszy skrótów przełączanie się pomiędzy zakładkami.
  • Możliwość zapisania dodatkowych informacji o studencie w zakładce Uwagi.

    • ECTS i rygory

  • Możliwość przypisania punktów (ECTS i fakultatywnych) do każdego przedmiotu w planach studiów.
  • Wprowadzanie rygorów zaliczeniowych (ECTS i fakultatywnych) dla każdego z semestrów.
  • Kontrola zamykania semestru – trzy tryby pracy (standardowy – wszystkie oceny pozytywne, mieszany – wszystkie oceny pozytywne i spełnione rygory punktowe, pełen ECTS – kontrola tylko spełnienia rygorów punktowych).
  • Możliwość przypisywania innych punktów ECTS do kartoteki studenta, niż wynikających z planu studiów.

    • Przedmioty obieralne i fakultatywne

  • Definiowanie przedmiotów obieralnych i fakultatywnych w planach studiów.
  • Kopiowanie tych definicji do kartotek studentów.
  • Obieralnie przedmiotów obieralnych w trybie pojedynczym lub zestawami. Tryb pojedynczy zamienia jeden przedmiot obieralny na jeden z wielu z listy obieralnej. Tryb zestawami, używamy wtedy gdy chcemy wybrać całą pulę przedmiotów. Przykładowo w planie studiów mamy dwa przedmioty obieralne zestawami. Wówczas program pozwala na wybranie dwóch przedmiotów z jednego z przygotowanych zestawów (gdzie każdy zestaw posiada dwa konkretne przedmioty, które mogą być obrane).
  • Przedmioty swobodnego wyboru (fakultatywne) różnią się od obieralnych tym, że student może wybierać dowolną liczbę różnych przedmiotów fakultatywnych, jednakże jest ograniczony w tym wyborze rygorami punktowymi – na przykład posiada rygor 45 punktów na semestr i może wybrać trzy przedmioty po 15 punktów, lub jeden za 30 i jeden za 15, lub jeden za 45 punktów – suma punktów nie może przekroczyć rygoru 45 punktów.
  • Obranie przedmiotu powoduje zapisanie się studenta na ten przedmiot, pojawieniem się jego nazwiska na protokołach oraz zamianę nazwy dotychczasowego przedmiotu obieralnego (zawartego w kartotece) na rzeczywistą nazwę przedmiotu.
  • Obieralność może być realizowana za pomocą ProAkademii (wówczas studenci wyrażają chęć uczestnictwa w przedmiotach obranych w dziekanacie na przykład wpisując się na listy), lub za pomocą Wirtualnego Dziekanatu, w którym student samodzielnie może zapisać się na preferowane zajęcia.
  • Przy obieralności za pomocą Wirtualnego Dziekanatu, należy definiować także okna czasowe w których to studenci mogą się zapisywać na przedmioty obieralne lub fakultatywne.
  • Okno czasowe może być definiowane dla grupy studenckiej lub dla dowolnego pojedynczego studenta.
  • System kontrola ilości studentów mogących zapisać się na dany przedmiot oraz nie pozwala na wybranie tego samego przedmiotu drugi raz.

    • Zarządzanie grupami

  • Możliwość definiowania różnych rodzajów grup studenckich (wykładowe, ćwiczeniowe, językowe, seminaryjne i podobnych). Grupy mogą być różne na poszczególne semestry, daje to możliwość innego układu grup w dziekanacie w toczącym się semestrze i w nadchodzącym roku akademickim (ułatwia harmonogramowanie).
  • Możliwość szybkiego, masowego dodania studentów do grup.
  • Generowanie różnego rodzaju wydruków list studentów w grupach.
  • Kontrola poprawności przypisania studentów do grup.
  • Możliwość automatycznej edycji danych studentów z wybranej grupy.
  • Automatyczne przenoszenie, kopiowanie lub usuwanie studentów z grup.

    • Sesja

  • Szybkie przygotowanie sesji poprzez automatyczne wygenerowanie studentom przedmiotów do zaliczenia w danym semestrze/roku.
  • Ocena studenta także za pomocą systemu punktowego oraz ECTS.
  • Naliczanie średnich za studia, do stypendium i do dyplomu według dowolnego algorytmu definiowanego przez końcowego użytkownika.
  • Łatwe przypisanie prowadzących do uruchomionych przedmiotów.
  • Generowanie wydruku wzorów wpisów do indeksu.
  • Możliwość szybkiego wydrukowania dużej ilości kart ocen dla studentów i protokołów dla prowadzących, każda karta i protokół ma swój nadawany numer.
  • Wydawanie duplikatów kart i protokołów.
  • Możliwość drukowania kart w trybie dwustronnym.
  • Sprawne drukowania kart i protokołów na terminy poprawkowe wraz z drukowaniem masowo kart poprawkowych.
  • Kontrola wydawania i przyjmowania kart i protokołów.
  • Możliwość zablokowania wydania karty studentom, którzy przekroczyli ustaloną granicę zaległości.
  • Szybkie i łatwe wprowadzanie ocen studentów. Ocenę można wprowadzić jednym kliknięciem myszki.
  • Wprowadzanie zwolnień lekarskich skutkujących przywróceniem terminu.
  • Zminimalizowanie możliwości pomyłki przy uzupełnianiu ocen studentów, program na bieżąco pokazuje ew. różnice pomiędzy kartą, a protokołem.
  • Specjalizowany formularz do szybkiego wprowadzania ocen dla studentów przyjmowanych z innych uczelni.
  • Automatycznie zaliczanie semestru/roku studentom, wraz z wyliczeniem średniej oceny za semestr.
  • Szybkie wyszukiwanie studentów z brakami.
  • Możliwość szybkiego wydruku dzienników studiów i karty studenta.

    • Opłaty i finanse

  • Podgląd pod pełną kwotę zaległości studenta, wraz z odsetkami wyliczanymi na dzień dzisiejszy.
  • Podgląd na każdą ratę studenta, wraz z informacją o wysokości jej uregulowania.
  • Podgląd na indywidualny numer konta płatności elektronicznych oraz numer konta do wypłat stypendialnych.
  • Możliwość wprowadzania drobnych opłat typu za zgubienie legitymacji, wprowadzanie opłaty za różnice programowe, egzaminy poprawkowe czy inne opłaty które nie są opłatami za studia wynikającymi z czesnego.

    • Proces dyplomowania, dyplomy, suplementy

  • Wprowadzanie tematów przyszłych prac dyplomowych.
  • Ewidencja zapisów na prace dyplomowe, wydruki prac z informacją o zapisanych studentach.
  • Obsługa egzaminów dyplomowych upoważniających do przystąpienia do obrony.
  • Wprowadzanie danych o pracach dyplomowych.
  • Wydruk recenzji dla recenzenta i promotora.
  • Wydruk karty przebiegu studiów i protokołu na obronę.
  • Kontrola obiegówek wraz z możliwością definiowania nowych na przykład rozliczenie się z akademikiem czy biblioteką.
  • Ewidencja pytań i ocen uzyskanych w trakcie odpowiedzi, kontrola poprawności wykonanych obliczeń (przez program), pliku pracy w formie elektronicznej.
  • Wydawanie dyplomów i suplementów w 6 językach.
  • Ewidencja daty odebrania dyplomu, przez kogo został on odebrany i czy na podstawie pełnomocnictwa.

    • Archiwizacja

  • Zaznaczanie danych studenta jako gotowe do archiwizacji przez działy uczelni (dziekanat, czesne, rekrutacja, stypendia, akademik i podobnych).
  • Wykonywanie masowej archiwizacji.
  • Archiwizowane są wszystkie dane związane ze studentem.
  • Dane zarchiwizowanych studentów nie można modyfikować, poza możliwością zaznaczenia informacji o odebraniu dokumentów posiadanych przez uczelnie.
  • Przywracanie zarchiwizowanych danych studentów – dane ponownie można modyfikować.
  • Możliwość wykonania dla zarchiwizowanych studentów następujących wydruków: dane osobowe, koperta, odpis dyplomu, odpis suplementu i wielu innych.

    • Wydruki, zaświadczenia, decyzje

    Generowanie wszystkich niezbędnych zaświadczeń takich jak:

  • Zaświadczenia o odbywanych studiach.
  • Zaświadczenia dla banku.
  • Zaświadczeń dla ZUS.
  • Zaświadczenie o ukończeniu studiów wyższych.
  • Ewidencja wszystkich wydawanych zaświadczeń.
  • Zgodność wzorów wszystkich zaświadczeń z wymogami legislacyjnymi.
  • Ewidencja wydanych dyplomów, suplementów oraz wydruków z automatyczną rejestracją daty wydania i odbiorcy.
  • Pełna kontrola wydawania zaświadczeń na przykład blokowanie wydruku drugiego zaświadczenia do banku w tym samym semestrze.
  • Możliwość drukowania w języku polskim i angielskim: dyplomów, odpisów dyplomów, suplementów, zaświadczeń ukończenia studiów, karty przebiegu studiów.

    • Obsługa wielu decyzji między innymi:
  • O przyjęciu na studia.
  • O powtarzaniu semestru.
  • O skreśleniu.
  • O przyznaniu urlopu.
  • Możliwość tworzenia własnych decyzji wraz z możliwością dodawania dodatkowych pól do decyzji uzupełnianych przez użytkownika w chwili wydruku.

    • Przejrzyste przygotowanie wydruków prezentujących informacje o wybranej grupie studentów między innymi:
  • Liczba studentów miastami/województwami.
  • Średnia końcowa studentów.
  • Średnia za wybrane semestry.
  • Stypendium socjalne, naukowe.
  • Zestawienie z ukończonych kierunków/uczelni.
  • Możliwość samodzielnej edycji istniejących wydruków.
  • Automatyczne wygenerowanie zestawienia dla WKU.
  • Szybkie zebranie informacji o studentach niezbędnych do zestawienia dla GUS.
  • Możliwość generowania sprawozdania EN1 dla MENiS.
  • Wydruk średnich stypendialnych dla wybranej grupy studentów.
  • Wydruk listy studentów zalegających z wpłatą czesnego.
  • Możliwość utworzenia dowolnie zdefiniowanych wydruków, raportów i zaświadczeń przez administratora systemu.

    • Poznaj pozostałe moduły
    Prezentacja systemu

    Umów się na bezpłatną prezentację systemu

    Prezentacja to najlepszy sposób na to, by poznać najważniejsze funkcje systemu ProAkademia.

    Po wypełnieniu formularza skontaktujemy się z Państwem w celu umówienia terminu i zakresu prezentacji.

    Zadzwoń: +48 (41) 241 22 42
    Korzyści które czekają:
    • Niezawodność
    • Precyzja
    • Skalowalność
    • Intuicyjność
    • Nowoczesność
    • Przejrzystość
    Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?
    1

    Wypełnienie formularza z prośbą o prezentację

    2

    Bezpłatna prezentacja systemu ProAkademia

    3

    Oferta, umowa i wdrożenie!

    Zgłoś się na bezpłatną prezentację