Moduły

Czesne

Pełna kontrola należności, wpłat i rozliczeń studentów w jednym module.
Umów się na darmową prezentację

Automatyzacja rozliczeń między uczelnią a studentami

Moduł Czesne wspiera naliczanie opłat za studia i innych należności, kontrolę wpłat, odsetek, korekt oraz bonifikat. Szczegółowa analityka rozrachunków pozwala szybko sprawdzić sytuację finansową konkretnego studenta, grupy, kierunku, wydziału lub całej uczelni.

Obsługa indywidualnych rachunków i płatności masowych ułatwia identyfikowanie wpłat oraz automatyczne księgowanie elektronicznych wyciągów bankowych, również w walutach obcych. Dane mogą być przekazywane zbiorczo do systemu finansowo‑księgowego, co ogranicza ręczną pracę i ryzyko pomyłek.

Najważniejsze możliwości modułu:

Moduł porządkuje cały proces naliczania i rozliczania opłat, zapewniając aktualny obraz finansów studenta i uczelni.

Automatyczne naliczenia

Masowe i indywidualne naliczanie czesnego, opłat dodatkowych, odsetek oraz bonifikat.

Korekty i rozliczenia

Obsługa korekt, umorzeń, zwrotów, nadpłat i rozliczeń prowadzonych także w walutach obcych.

Płatności masowe

Indywidualne numery rachunków i szybkie rozpoznawanie płatnika na wyciągu bankowym.

Raporty finansowe

Zestawienia zaległości, nadpłat i obrotów dla wybranego studenta, kierunku lub jednostki.

Szczegółowy
zakres
funkcjonalny

Korzyści

  • Bieżąca informacja o stanie finansowym uczelni.
  • Oszczędność czasu poprzez możliwość masowego jak i indywidualnego numeru konta płatności.
  • Automatyczne i półautomatyczne księgowanie wyciągów bankowych dostarczanych przez banki w formie elektronicznej, także w walutach obcych, co również pozwala zaoszczędzić cenny czas.

    • Dostęp do informacji finansowej studenta/rekruta

  • Dostęp do listy studentów wszystkich rodzajów studiów, z możliwością szybkiego wyszukania grupy studenckiej lub konkretnego studenta.
  • Szybki wgląd do kartoteki studenta.
  • Informacja o aktualnym stanie zaległości danego studenta także podawana w walucie studenta.
  • Definiowanie dodatkowych cech studenta.
  • Uzupełnienie informacji o płatniku, w przypadku finansowania studiów przez inną osobę lub firmę.
  • Domyślna waluta wpłat studenta podawana przy rekrutacji czy przez WWW.
  • Podgląd spłat czesnego z informacją o dokumentach poszczególnych wpłat danego studenta.
  • Indywidualne wygenerowania rat czesnego.
  • Wykonanie korekt czesnego.
  • Wydruku wezwania do zapłaty dla konkretnego studenta.
  • Możliwość zawieszenia finansowego studenta.
  • Definiowanie dodatkowych cech płatności studenta na przykład „obóz sportowy”, i wygenerowanie na ich podstawie należności.
  • Szybki wgląd w historię przebiegu studiów danego studenta.
  • Wgląd w listę wydanych studentowi zaświadczeń.
  • Ewidencja faktur wydanych danemu studentowi.
  • Możliwość zapisania dodatkowych informacji o studencie w zakładce Uwagi.

    • Indywidualne konta i płatności masowe

  • Możliwość wygenerowania indywidualnego jak i masowego numeru konta płatności.
  • Obsługa większości banków od strony masowych płatności.
  • Automatyczne i półautomatyczne księgowanie wyciągów bankowych dostarczanych przez banki w formie elektronicznej, także w walutach obcych.
  • Masowe generowanie konta indywidualnego dla studentów dla nowego rocznika czy naboru lub studentów studiujących.
  • Wydruk konta indywidualnego dla wybranego studenta (w przypadku zgubienia tej informacji przez studenta).
  • Prezentacja konta wirtualnego w Wirtualnym Dziekanacie.

    • Naliczanie opłat

  • Zmniejszenie pracochłonności naliczeń rat czesnego.
  • Automatyczne naliczanie należności dla studentów z wybranego wydziału, kierunku czy specjalności.
  • Naliczanie opłat w walutach innych niż PLN.

    • Ewidencja opłat dydaktycznych dowolnie definiowanych

  • Opłaty rekrutacyjne.
  • Czesne – schemat płatności za czesne na przykład raz, dwa razy do roku, co miesiąc, indywidualny.
  • Opłaty – zaliczenia i egzamin w II sesji poprawkowej.
  • Opłaty – za wpis warunkowy.
  • Opłaty – za powtarzanie roku.
  • Opłaty – za każdy przedmiot objęty wpisem warunkowym.
  • Opłaty – wydanie duplikatu legitymacji czy indeksu.
  • Automatyczna informacja o w/w zaległych opłatach, w ustalonych regulaminem studiów terminach.
  • Możliwość określenia, które opłaty mają mieć naliczane odsetki, a które nie (wraz z automatycznym ich naliczaniem).
  • Elastyczne konfigurowanie i modyfikacja schematów płatności.
  • Generowanie należności na podstawie wcześniej dowolnie zdefiniowanej cechy.
  • Możliwość rozpoczęcia pracy w dowolnym miesiącu roku obrachunkowego poprzez wprowadzenie bilansu otwarcia.
  • Wgląd w stan zobowiązań studentów.
  • Pełna kontrola poprawności naliczania należności.
  • Możliwość wykonywania zmian w sposobie płatności – obecnie używanego (na przykład podwyżka czesnego).
  • Obsługa masowych płatności – nadawanie indywidualnego numeru rachunku bankowego dla każdego studenta, automatyczne generowanie kont, wydruki dla studentów z informacją o koncie, automatyczne wczytywanie elektronicznych wyciągów bankowych.
  • Naliczanie odsetek, bonifikat procentowych i kwotowych, czy przyjmowanie dodatkowych opłat (opłata za dyplom, egzamin poprawkowy).
  • Przeglądanie i kontrola wygenerowanych rat czesnego z możliwością ich edycji oraz generowania różnych zestawień.
  • Budowa planu kont zgodna z programem finansowo – księgowym.

    • Wyciągi bankowe

  • Łatwy w obsłudze formularz do wprowadzania dokumentów wpłat czesnego umożliwiający jednoczesne księgowanie wprowadzonego dokumentu.
  • Szybkie wpisywanie dokumentów bez księgowania.
  • Zbiorcze księgowanie wyciągów bankowych.
  • Księgowanie wyciągów wprowadzanych w walucie innej niż PLN wraz z wyliczaniem różnic kursowych pomiędzy kursem naliczenia, a kursem wpłaty.
  • Przekazywanie różnic kursowych do Systemu FK.
  • Automatyczne księgowanie odsetek za zwłokę w płatnościach.
  • Obsługa faktur VAT i rachunków, z możliwością wydrukowania zestawienia wydanych dokumentów.
  • Przeglądanie wszystkich przyjętych dokumentów z możliwością wydrukowania zestawień dla wszystkich lub wybranych dokumentów.
  • Skrócenie czasu potrzebnego na wprowadzenie i zaksięgowanie wyciągów bankowych poprzez uruchomienie obsługi elektronicznych wyciągów bankowych.
  • Kontrola poprawności wpisanych danych pod kontem ilości i kwoty.

    • Elektroniczne wyciągi bankowe

  • Wczytywanie elektronicznych wyciągów bankowych wraz z rozpoznawaniem płatnika na podstawie indywidualnego numeru konta bankowego.
  • Rozksięgowanie wprowadzonych dokumentów w trybie automatycznym i ręcznym.

    • Korekty i umorzenia

  • Korekta opłaty – wysokość należności, którą student ma uregulować.
  • Korekta wpłaty – zmiana kwoty, którą student wpłacił.
  • Korekta naliczonych odsetek – modyfikacja uregulowanych wpłat za nieterminowe płatności.
  • Korekta przyznanej bonifikaty – zmiana przyznanego zmniejszenia czesnego za terminowe regulowanie opłat.
  • Korekta przyznanego umorzenia – modyfikacja opłat związana ze szczególnymi zdarzeniami losowymi dotyczącymi studenta, lub decyzją kanclerza.

    • Współpraca z systemami Finansowo-księgowymi

    Moduł Czesne jest wyposażony w plan kont. Konta powinny być analogiczne, jak w użytkowanym systemie finansowo – księgowym. Jakiekolwiek księgowanie dokumentu naliczającego czy zapłaty wykonuje zmiany na kontach księgowych zawartych w module Czesne. Dzięki takiemu rozwiązaniu można uzyskać z modułu zestawienia obrotów na kontach za wybrany okres czasu. Zestawienie to można wydrukować i traktować jako PK (polecenie księgowania) do FK lub przekazać w formie elektronicznej do systemu FK (wymaga uzgodnienia formatu z systemem FK). Takie rozwiązanie daje możliwość integracji z każdym systemem FK używanym przez uczelnię. Dodatkowo, aby uniknąć problemów z współpracą z innymi działami oraz ułatwić księgowanie i wyksięgowywanie dokumentów, moduł Czesne posiada okresy obrachunkowe. W ramach bieżącego okresu obrachunkowego można bez żadnych ograniczeń dokonywać księgowań i wyksięgowań dokumentów. Ograniczona natomiast jest modyfikacja dokumentów z poprzedniego okresu rozliczeniowego, tu można działać jedynie poprzez korekty. Okres obrachunkowy zamyka się dwoma datami. Data pierwsza wyznacza termin do którego pracownik kwestury może księgować dokumenty. Data druga oznacza do kiedy kwestor lub inny zaawansowany pracownik księgowości może dokonać pewnych modyfikacji w systemie. W przypadku posiadania studentów płacących w walutach innych niż PLN, do systemu FK mogą być przekazywane naliczenia w walucie obcej lub PLN oraz wpłaty w walucie PLN, obcej wraz z różnicami pomiędzy kursem naliczania, a kursem wpłaty.

    Analizy i zaświadczenia

  • Możliwość utworzenia dowolnie zdefiniowanych raportów przez administratora systemu, Zestawienia zaległości, nadpłat, zestawienia obrotów kierunkami wydziałami specjalnościami czy dla całej uczelni.
  • Przekazywanie danych o naliczeniach do FK oraz przekazywanie danych o wpłatach do systemu FK w formie zbiorczej.
  • Automatyczne generowanie wezwania do zapłaty oraz zautomatyzowanie nadania naliczenia obciążającego studenta kosztami wezwania dla wybranego zakresu studentów.

    • Wydruk różnych raportów dla wybranej grupy studentów takich jak:
  • Wydruk spłat.
  • Wydruk zaległości.
  • Wydruk należności i zobowiązań.
  • Wydruk nadpłat.
  • I wiele innych.

    • Poznaj pozostałe moduły
    Prezentacja systemu

    Umów się na bezpłatną prezentację systemu

    Prezentacja to najlepszy sposób na to, by poznać najważniejsze funkcje systemu ProAkademia.

    Po wypełnieniu formularza skontaktujemy się z Państwem w celu umówienia terminu i zakresu prezentacji.

    Zadzwoń: +48 (41) 241 22 42
    Korzyści które czekają:
    • Niezawodność
    • Precyzja
    • Skalowalność
    • Intuicyjność
    • Nowoczesność
    • Przejrzystość
    Jak wygląda rozpoczęcie współpracy?
    1

    Wypełnienie formularza z prośbą o prezentację

    2

    Bezpłatna prezentacja systemu ProAkademia

    3

    Oferta, umowa i wdrożenie!

    Zgłoś się na bezpłatną prezentację