Dziekanat obsługuje znacznie więcej niż dokumentację studenta
Pracownicy dziekanatu muszą mieć szybki dostęp do kompletnej i aktualnej informacji: danych osobowych, przebiegu studiów, grup, ocen, zaliczeń, punktów ECTS, decyzji, wniosków, płatności i dokumentów. Każda zmiana statusu studenta wpływa na kolejne procesy, dlatego niespójne rejestry i wielokrotne wprowadzanie tych samych danych utrudniają codzienną pracę.
Jednocześnie studenci oczekują dostępu online do planu, ocen, płatności, dokumentów i możliwości składania podań bez wizyty w dziekanacie. Uczelnia musi także przygotowywać raporty, przekazywać dane do dalszego przetwarzania, prowadzić proces dyplomowania i zachować pełną historię absolwenta. Sprawna obsługa wymaga więc nie pojedynczego programu, lecz zestawu ściśle połączonych narzędzi.
rozproszone dane i konieczność sprawdzania wielu miejsc przed udzieleniem odpowiedzi;
kontrola przebiegu studiów, sesji, różnic programowych, ECTS, grup i statusów;
przygotowanie danych do analiz, raportowania, dyplomowania i archiwizacji;
duża liczba powtarzalnych pytań, zaświadczeń, wniosków i czynności administracyjnych;
utrzymanie aktualnej komunikacji ze studentami i prowadzącymi;
zapewnienie studentom bezpiecznej i wygodnej samoobsługi online.
Pełny obraz studenta i procesy, które łączą się ze sobą
ProAkademia gromadzi informacje o studencie w spójnej kartotece i udostępnia je uprawnionym pracownikom w kontekście wykonywanych zadań. Dane wprowadzone raz mogą zasilać kolejne procesy: organizację toku studiów, komunikację, portal studenta, wnioski, raporty, repozytorium prac, dyplomy i archiwum. Student otrzymuje dostęp do potrzebnych informacji i usług online, a dziekanat zachowuje kontrolę nad przebiegiem spraw. To ogranicza kolejki, liczbę telefonów i ręcznych operacji, jednocześnie zwiększając przejrzystość obsługi.
Moduły wspierające obsługę dziekanatową
Zakres może być wdrażany etapowo, zgodnie z organizacją i priorytetami uczelni. Poniższe moduły tworzą spójny ekosystem obsługi studenta.
Dziekanat
Powiadomienia SMS i e-mail
Analizy
Łączą dane z różnych obszarów i pozwalają budować zestawienia według wybranych kryteriów. Kierownictwo i administracja mogą szybciej oceniać strukturę studentów, przebieg studiów oraz obciążenie procesów, a wyniki prezentować w tabelach i wykresach lub eksportować do dalszej pracy.
Mobilny Student
Wirtualny Dziekanat
Dział Nauczania
Repozytorium Prac Dyplomowych
Archiwum
Eksport danych (POL-on)
e-Dyplomy
Najważniejsze efekty dla uczelni i studentów
jedno źródło aktualnych danych o studencie i przebiegu jego studiów;
ciągłość danych od organizacji programu studiów aż po dyplom i archiwum;
mniej kolejek, telefonów i powtarzalnych czynności w dziekanacie;
samoobsługa internetowa i mobilna dostępna w dogodnym czasie;
sprawniejszy obieg wniosków, decyzji, dokumentów i komunikatów;
lepsza kontrola, raportowanie i bezpieczeństwo pracy administracyjnej.
